【蔡林】如何做好跨部門會(huì)議溝通1DVD

ETC040506－如何做好跨部門會(huì)議溝通 學(xué)習(xí)導(dǎo)航

通過學(xué)習(xí)本課程，你將能夠：

● 了解召開跨部門會(huì)議的情況；

● 找出跨部門會(huì)議效率低的原因；

● 知道跨部門會(huì)議的種類；

● 掌握化解會(huì)議困境的方法。

如何做好跨部門會(huì)議溝通

一、跨部門的會(huì)議分類 當(dāng)組織中有共同目標(biāo)、共同任務(wù)時(shí)，需協(xié)調(diào)溝通，就必須進(jìn)行跨部門會(huì)議�？绮块T會(huì)議主要有以下幾類： 第一，報(bào)告類會(huì)議； 第二，解決問題會(huì)議； 第三，制定決策會(huì)議； 第四，收集、交流信息會(huì)議。

 

二、哪些情況需要召開跨部門會(huì)議 1.要把信息傳達(dá)至多人 當(dāng)公司要把信息傳遞給很多人時(shí)需召開跨部門會(huì)議，雖然現(xiàn)在的信息溝通渠道很多，但需達(dá)成有效溝通時(shí)必須召開會(huì)議。 2.需他人的參與以謀求策略 當(dāng)公司面臨重大決策，需他人參與討論商議，以尋求更好的策略時(shí)，部門內(nèi)部的信息渠道無法達(dá)到目的，需召開跨部門會(huì)議。 3.需進(jìn)行部門協(xié)調(diào) 任務(wù)分配后，部門之間需對(duì)任務(wù)進(jìn)行協(xié)調(diào)溝通，然后進(jìn)行匯報(bào)總結(jié)，或在會(huì)上對(duì)某些問題進(jìn)行溝通和對(duì)接，以便領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行下一步?jīng)Q策時(shí)，需要召開跨部門會(huì)議。 4.需當(dāng)眾表揚(yáng)或批評(píng) 表揚(yáng)是正激勵(lì)，批評(píng)是負(fù)激勵(lì)。公開表揚(yáng)可以突出員工的貢獻(xiàn)，讓員工有成就感，同時(shí)激勵(lì)他人的工作熱情；公開批評(píng)可以讓他人引以為戒，同時(shí)強(qiáng)調(diào)同類事件，以避免再犯錯(cuò)誤。 5.給小組或部門分配任務(wù) 給小組和部門分配任務(wù)時(shí)，必須說明各自的職責(zé)與任務(wù)，需要召開跨部門會(huì)議。

 

三、跨部門會(huì)議效率低的原因 跨部門會(huì)議效率低的原因主要有以下幾方面： 第一，目的不明確； 第二，參會(huì)人員不當(dāng)； 第三，議程安排不當(dāng)； 第四，參會(huì)者準(zhǔn)備不充分或者根本沒有準(zhǔn)備； 第五，時(shí)間控制不好； 第六，會(huì)議氣氛不好，信息傳遞不明確； 第七，會(huì)議記錄不及時(shí)、不準(zhǔn)確； 第八，議而不決、決而不行、行而不果。

 

四、跨部門會(huì)議工作流程 跨部門會(huì)議的工作流程主要包括一個(gè)中心和兩個(gè)基本點(diǎn)。 1.一個(gè)中心 “一個(gè)中心”指的是從會(huì)議開始到當(dāng)場(chǎng)會(huì)議結(jié)束，包括： 會(huì)議的開始 會(huì)議的開始具體包括：致歡迎詞、闡明會(huì)議目的、交流會(huì)議議程、介紹時(shí)間安排及相關(guān)規(guī)章制度等。 進(jìn)行會(huì)議討論 進(jìn)行會(huì)議討論可以分為不同的議程，具體包括：分享話題和目標(biāo)、交流信息、產(chǎn)生主意、做決定、做行動(dòng)、總結(jié)等。 結(jié)束會(huì)議 結(jié)束會(huì)議具體包括：總結(jié)，安排下次會(huì)議。 2.兩個(gè)基本點(diǎn) “兩個(gè)基本點(diǎn)”指的是會(huì)議開始之前的準(zhǔn)備和會(huì)議結(jié)束之后的跟進(jìn)。 五、如何化解會(huì)議中的意外和沖突 跨部門會(huì)議過程中，難免會(huì)出現(xiàn)一些問題和困境，例如：第一，進(jìn)行表揚(yáng)和批評(píng)；第二，發(fā)言者滔滔不絕；第三，有人持反對(duì)意見；第四，有人沉默寡言；第五，有人沒心思開會(huì)、喜歡干別的事情。 化解這些困境的方法分為語言的和非語言的兩種，語言的包括制止、說明等，非語言的包括手勢(shì)、動(dòng)作指令等。例如，應(yīng)對(duì)滔滔不絕的發(fā)言者，可以停止記錄，或邀請(qǐng)他人發(fā)表意見；應(yīng)對(duì)持反對(duì)意見的人，可以詢問他有沒有好的建議，畢竟開會(huì)的目的是解決問題；應(yīng)對(duì)沉默寡言者或走神的人時(shí)，可以直接點(diǎn)名，讓其參與到會(huì)議中。