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ETC040506－如何做好跨部門會議溝通 學(xué)習(xí)導(dǎo)航

 

通過學(xué)習(xí)本課程，你將能夠：

● 了解召開跨部門會議的情況；

● 找出跨部門會議效率低的原因；

● 知道跨部門會議的種類；

● 掌握化解會議困境的方法。

如何做好跨部門會議溝通

 

一、跨部門的會議分類 當(dāng)組織中有共同目標(biāo)、共同任務(wù)時(shí)，需協(xié)調(diào)溝通，就必須進(jìn)行跨部門會議�？绮块T會議主要有以下幾類： 第一，報(bào)告類會議； 第二，解決問題會議； 第三，制定決策會議； 第四，收集、交流信息會議。

 

二、哪些情況需要召開跨部門會議 1.要把信息傳達(dá)至多人 當(dāng)公司要把信息傳遞給很多人時(shí)需召開跨部門會議，雖然現(xiàn)在的信息溝通渠道很多，但需達(dá)成有效溝通時(shí)必須召開會議。 2.需他人的參與以謀求策略 當(dāng)公司面臨重大決策，需他人參與討論商議，以尋求更好的策略時(shí)，部門內(nèi)部的信息渠道無法達(dá)到目的，需召開跨部門會議。 3.需進(jìn)行部門協(xié)調(diào) 任務(wù)分配后，部門之間需對任務(wù)進(jìn)行協(xié)調(diào)溝通，然后進(jìn)行匯報(bào)總結(jié)，或在會上對某些問題進(jìn)行溝通和對接，以便領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行下一步?jīng)Q策時(shí)，需要召開跨部門會議。 4.需當(dāng)眾表揚(yáng)或批評 表揚(yáng)是正激勵(lì)，批評是負(fù)激勵(lì)。公開表揚(yáng)可以突出員工的貢獻(xiàn)，讓員工有成就感，同時(shí)激勵(lì)他人的工作熱情；公開批評可以讓他人引以為戒，同時(shí)強(qiáng)調(diào)同類事件，以避免再犯錯(cuò)誤。 5.給小組或部門分配任務(wù) 給小組和部門分配任務(wù)時(shí)，必須說明各自的職責(zé)與任務(wù)，需要召開跨部門會議。

 

三、跨部門會議效率低的原因 跨部門會議效率低的原因主要有以下幾方面： 第一，目的不明確； 第二，參會人員不當(dāng)； 第三，議程安排不當(dāng)； 第四，參會者準(zhǔn)備不充分或者根本沒有準(zhǔn)備； 第五，時(shí)間控制不好； 第六，會議氣氛不好，信息傳遞不明確； 第七，會議記錄不及時(shí)、不準(zhǔn)確； 第八，議而不決、決而不行、行而不果。

 

四、跨部門會議工作流程 跨部門會議的工作流程主要包括一個(gè)中心和兩個(gè)基本點(diǎn)。 1.一個(gè)中心 “一個(gè)中心”指的是從會議開始到當(dāng)場會議結(jié)束，包括： 會議的開始 會議的開始具體包括：致歡迎詞、闡明會議目的、交流會議議程、介紹時(shí)間安排及相關(guān)規(guī)章制度等。 進(jìn)行會議討論 進(jìn)行會議討論可以分為不同的議程，具體包括：分享話題和目標(biāo)、交流信息、產(chǎn)生主意、做決定、做行動、總結(jié)等。 結(jié)束會議 結(jié)束會議具體包括：總結(jié)，安排下次會議。 2.兩個(gè)基本點(diǎn) “兩個(gè)基本點(diǎn)”指的是會議開始之前的準(zhǔn)備和會議結(jié)束之后的跟進(jìn)。 五、如何化解會議中的意外和沖突 跨部門會議過程中，難免會出現(xiàn)一些問題和困境，例如：第一，進(jìn)行表揚(yáng)和批評；第二，發(fā)言者滔滔不絕；第三，有人持反對意見；第四，有人沉默寡言；第五，有人沒心思開會、喜歡干別的事情。 化解這些困境的方法分為語言的和非語言的兩種，語言的包括制止、說明等，非語言的包括手勢、動作指令等。例如，應(yīng)對滔滔不絕的發(fā)言者，可以停止記錄，或邀請他人發(fā)表意見；應(yīng)對持反對意見的人，可以詢問他有沒有好的建議，畢竟開會的目的是解決問題；應(yīng)對沉默寡言者或走神的人時(shí)，可以直接點(diǎn)名，讓其參與到會議中。