【黃文駿】發(fā)現(xiàn)生產(chǎn)問題的工具【高清】

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 學(xué)習(xí)導(dǎo)航

通過學(xué)習(xí)本課程，你將能夠：

● 熟知什么是生產(chǎn)企業(yè)的5S；

● 掌握3U MEMO記錄問題的技巧；

● 認(rèn)識發(fā)現(xiàn)生產(chǎn)問題的工具；

● 學(xué)會利用工具發(fā)現(xiàn)生產(chǎn)現(xiàn)場存在的問題。

 

發(fā)現(xiàn)生產(chǎn)問題的工具

一、5S

 

圖1  5S的含義

5S是指對生產(chǎn)現(xiàn)場的各生產(chǎn)要素（主要是物的要素）所處狀態(tài)不斷地進(jìn)行整理、整頓、清潔、清掃和提高素養(yǎng)的活動。其中整理（Seiri）、整頓（Seiton）、清掃（Seiso）、清潔（Seiketu）和教養(yǎng)（Shituke）這五個詞語中的第一個字母都是“S”，所以簡稱“5S”。5S活動在日本的企業(yè)中早已廣泛實行，類似于我國企業(yè)過去推行的文明生產(chǎn)活動。

5S活動總結(jié)出在各項活動中，提高員工素養(yǎng)成為全部活動的核心和精髓。近年來，我國企業(yè)為了提高生產(chǎn)現(xiàn)場的管理水平，也學(xué)習(xí)和推行了5S活動。

1.實行5S的目的

在碰到任何問題，或制訂任何規(guī)范時，都要明確做事情的目的。如果出于在外人參觀時，維護(hù)企業(yè)良好形象的目的而實施5S，實際上是對5S含義的誤解。5S在企業(yè)生產(chǎn)管理中的作用也體現(xiàn)不出來。

一般而言，生產(chǎn)型企業(yè)實行5S的目的主要有以下幾方面：

  異常管理

管理人員的責(zé)任重點在于異常管理。如今很多企業(yè)的管理人員都進(jìn)行了脫產(chǎn)管理，管理人員并不直接參與產(chǎn)品的生產(chǎn)，管理人員的價值就在于能夠在生產(chǎn)線出現(xiàn)異常時及時、妥善地解決問題，使公司避免遭受重大的損失。

  及時發(fā)現(xiàn)異常

管理人員解決異常問題、避免產(chǎn)生損失的第一步就在于能夠有效、及時地發(fā)現(xiàn)異常。如果無法發(fā)現(xiàn)異常，管理人員的能力再強也無法體現(xiàn)。

生產(chǎn)過程中運用5S規(guī)劃常規(guī)事項，相較之下，異常自然容易顯現(xiàn)出來。例如，在5S中進(jìn)行整頓時沒有人會在設(shè)備表面上漆黑色的油漆，因為黑色油漆雖然耐臟，卻難于發(fā)現(xiàn)設(shè)備異常。而漆的顏色若是淺色，設(shè)備的某個零件一旦松脫，油滴到漆面上很容易就能被發(fā)現(xiàn)。

  行政效率管理

5S的規(guī)劃不僅包含硬件制造部分，還包含管理效率部分。根據(jù)5S的定義，5S就是安排正常地發(fā)現(xiàn)異常，其中就包含行政管理。

行政管理的正常情形，是指日常規(guī)劃下每天所需完成的任務(wù)和職責(zé)。行政管理人員應(yīng)按照5S的要求，將日常性的工作正常規(guī)劃。如果沒有預(yù)先進(jìn)行正常的規(guī)劃，就很難發(fā)現(xiàn)管理工作中忽然出現(xiàn)的異常情況。

2.實行5S的意義

  5S是公司的最佳“推銷員”（Sales）

5S本身展現(xiàn)的意義就是公司最佳的推銷員。僅僅通過外觀無法判斷一家公司的制度是否完善。當(dāng)客戶來公司參觀，發(fā)現(xiàn)企業(yè)生產(chǎn)現(xiàn)場混雜，生產(chǎn)垃圾及庫存品凌亂，客戶自然就會對該企業(yè)的產(chǎn)品質(zhì)量失去信心。

實施5S實務(wù)之后，企業(yè)可以按照制度來規(guī)劃、控制生產(chǎn)的過程，而不再是憑借企業(yè)本身的默契。5S會使企業(yè)的生產(chǎn)條理清晰。對于企業(yè)來說，5S就是向外界宣傳公司形象的最佳推銷員。

  5S是降低生產(chǎn)成本的“節(jié)儉家”（Saving）

5S是降低生產(chǎn)成本的指標(biāo)之一。當(dāng)企業(yè)推行5S時，能切實有效地在生產(chǎn)過程中對需要定量部分的最佳掌握控制，根據(jù)所需要的量進(jìn)行反饋，及時做出修正。由于在生產(chǎn)過程中進(jìn)行了定量定位，工廠很容易發(fā)現(xiàn)異常，如產(chǎn)生不合格品、產(chǎn)品浪費，以及產(chǎn)生多余半成品。

當(dāng)企業(yè)直接發(fā)現(xiàn)了產(chǎn)生異常的部分，才能認(rèn)真思考產(chǎn)生這些異常的原因，通過思考改進(jìn)的對策來妥善解決問題，從而有效降低產(chǎn)品的生產(chǎn)成本，可見，5S是降低生產(chǎn)成本的“節(jié)儉家”。

  5S是企業(yè)安全生產(chǎn)的“守護(hù)神”（Safety）

生產(chǎn)現(xiàn)場雜亂無章會給企業(yè)帶來很高的潛在危險，在生產(chǎn)過程中容易產(chǎn)生諸如：設(shè)備傾倒、電源接頭漏電等狀況，或為了回避材料而被機器設(shè)備碰傷。

通過5S的具體實施就可以有效地清理現(xiàn)場的雜物，保持行道通暢，減少磕碰的機會，創(chuàng)建明快的工作環(huán)境。此時5S所起到的效果包括讓公司生產(chǎn)現(xiàn)場的環(huán)境更為安全，抑制安全事故的發(fā)生。

  5S是標(biāo)準(zhǔn)的“推動家”（Standardization）

5S能極有成效地推動標(biāo)準(zhǔn)的生成。企業(yè)生產(chǎn)現(xiàn)場的每一環(huán)節(jié)都要進(jìn)行合理規(guī)劃，根據(jù)生產(chǎn)的經(jīng)驗，將合理的規(guī)劃逐步標(biāo)準(zhǔn)化。產(chǎn)品生產(chǎn)時，按照作業(yè)標(biāo)準(zhǔn)的規(guī)定來嚴(yán)格執(zhí)行，按照檢驗規(guī)范的方式來檢驗產(chǎn)品的質(zhì)量。產(chǎn)品生產(chǎn)過程中，相關(guān)員工還必須依照注意事項的要求安全生產(chǎn)。如果整個現(xiàn)場的環(huán)境雜亂無章，即使硬要強制推行標(biāo)準(zhǔn)化也很難做到。

推行標(biāo)準(zhǔn)化的前提之一就是推行5S，標(biāo)準(zhǔn)化的對象才有針對性，也更有事實依據(jù)。通過5S的實施有助于發(fā)現(xiàn)生產(chǎn)過程中的異常，推動標(biāo)準(zhǔn)化的實施，防堵異常情況的發(fā)生。

  5S是工作滿意的“創(chuàng)造家”（Satisfaction）

5S同時也是工作滿意的“創(chuàng)造家”。企業(yè)在推行5S的過程中，有效地讓工作環(huán)境較為合理，讓員工都感到很舒服，對提高員工的滿意度，提高員工生產(chǎn)的積極性有直接的良好效果。

如果企業(yè)的薪資制度合理，而且保證升遷管道暢通，確保員工工作時與周圍的人員相處很好，也能提高員工的工作滿意程度。相對來說，工作滿意度的提升，必將有利于員工少犯錯誤。

【案例】

5S保養(yǎng)

曾經(jīng)有個客戶到一家傳統(tǒng)的鑄造加工工廠參觀生產(chǎn)現(xiàn)場，發(fā)現(xiàn)這家工廠的5S做得非常好。一般的傳統(tǒng)鑄造加工工廠通常來講比較危險，而且環(huán)境比較臟、亂，鑄造產(chǎn)品經(jīng)過機械加工之后，車間里應(yīng)該到處都是鐵屑或油污。但是這家工廠的生產(chǎn)現(xiàn)場的清潔、整齊程度大大好于其它制造廠家。

這家企業(yè)對設(shè)備通常進(jìn)行每周保養(yǎng)。保養(yǎng)設(shè)備時，作業(yè)人員拿著布包和工具箱，布包打開之后是一張畫滿零件輪廓的帆布。工作人員將零件拆卸下來，放到帆布上相應(yīng)的零件輪廓中。拆卸過程中所需要的工具都擺在木板上。拆卸完畢，對每個零件進(jìn)行保養(yǎng)或者更換，然后重新組裝起來。整個保養(yǎng)過程有條不紊，絲毫不出差錯。

原來這家企業(yè)的蘇總裁對管理特別重視。有一次，他在車間巡視時發(fā)現(xiàn)地上有一把扳手，機床加工完之后鐵屑沒人掃�？偛米龅牡谝患虑榫褪侵苯雨P(guān)掉電源總開關(guān)，全廠一片漆黑，整個車間好像搗了馬蜂窩，所有的人都很緊張起來。因為對于鑄造企業(yè)，斷電1小時就可能使鑄造熔爐出現(xiàn)問題，甚至導(dǎo)致設(shè)備損壞。等到工作人員把所有的現(xiàn)場清理之后，總裁才合上了電源總開關(guān)。

從案例可見，這家鑄造廠的5S做得好的緣故是因為有一位管理嚴(yán)格的總裁。5S的推行，需要公司高層主管的關(guān)注。如果公司高層主管主觀上不關(guān)心5S，或本身不了解5S的含義，那么5S就很難實施下去，也很難有良好的效果。

 

二、3U MEMO

1.為什么需要記錄問題

實施了5S的企業(yè)中，在正常事情的規(guī)劃中很容易找到異常的事情。但是問題發(fā)現(xiàn)后，由于沒有進(jìn)行必要的記錄和歸納，會使問題零零碎碎，難以進(jìn)行系統(tǒng)的解決處理，也比較被遺忘。

部門主管有發(fā)現(xiàn)并及時解決問題的職責(zé)。在主管急于處理訂單事務(wù)的情況下，如果不及時加以記錄，那么當(dāng)時現(xiàn)場出現(xiàn)的定位定置的異常問題就很容易被遺忘。

因此，企業(yè)需要具備隨時記錄生產(chǎn)現(xiàn)場出現(xiàn)問題的良好習(xí)慣，及時將發(fā)現(xiàn)的不合理的事情記錄下來。針對記錄的問題，組織有關(guān)人員詳細(xì)分析問題產(chǎn)生的原因，從而為有效地解決問題打下堅實的基礎(chǔ)。

2.記錄問題的法寶：3U MEMO

  什么是3U MEMO 

3U MEMO也被稱為備忘錄，是指將日常性工作中突然想到的方案、概念甚至靈感都及時地記錄下來，為更好地深入，開展下一階段的管理工作打下堅實的基礎(chǔ)。例如，在日常工作中，按照事情的緊急程度，可以將事情分為必須立刻處理和稍后處理的事務(wù)。管理人員可以使用紅色和黃色兩種標(biāo)簽將兩類事務(wù)分類，從而指導(dǎo)自己處理事務(wù)的緊急和可暫緩的先后次序。

  3U MEMO的具體內(nèi)容

3U MWMO（改善備忘錄）的概念出現(xiàn)，正是為了幫助管理人員在發(fā)現(xiàn)生產(chǎn)現(xiàn)場的異�，F(xiàn)象時，及時、有效地將問題記錄下來并進(jìn)行分析、處理。3U MWMO改善備忘錄需要記錄的異常問題包括三類：

不合理的現(xiàn)象。將檢驗完畢的產(chǎn)品封裝在包裝盒中送到倉庫。為了察看包裝盒中的產(chǎn)品是否封裝正確，又將封裝打開。這顯然是不合理的，實際上，只需對部門產(chǎn)品包裝進(jìn)行抽樣檢查就可以。

不均勻的地方。在生產(chǎn)線中往往有很多人過于繁忙，而有的人卻閑得無事可做；有些設(shè)備非常緊張，有些設(shè)備卻長期閑置。這些是屬于資源分配不均勻的地方，需要及時地記錄問題，尋找調(diào)試均勻的方法。

不節(jié)省的環(huán)節(jié)。目前的運作方式下固定的產(chǎn)生廢料。材料送去沖料時，只有一個沖孔，但是預(yù)留的位置卻很大，這部分材料應(yīng)該加以充分利用。使用備忘錄記錄這些問題，請模具設(shè)計部門適時修改模具，就能節(jié)省很多貴重的原材料。

 要點提示

3U MWMO（改善忘錄）記錄的問題：

① 不合理的現(xiàn)象；

② 不均勻的地方；

③ 不節(jié)省的環(huán)節(jié)。

3.觀察3U MEMO的技巧

企業(yè)的管理人員在使用改善備忘錄記錄異常時，必須要有技巧才能容易發(fā)現(xiàn)問題點。立足于客觀的角度，拋開管理人員的主觀意識，通過不間斷地觀察需要改善的作業(yè)流程，才能真正記錄到最客觀的現(xiàn)實。常用的記錄異常情況的方法有“5W1H法”和優(yōu)先關(guān)注點。

  5W1H法

異常情況記錄下來后，就要立即或盡快地逐項考查，從中找出問題和產(chǎn)生問題的原因，尋找改善的方法。通常采用5W1H法對記錄的內(nèi)容進(jìn)行分析研究。

5W1H是對每一項作業(yè)都從“目的（Why）、對象（What）、地點（Where）、時間（When）、人員（Who）、方法（How）”等六個方面提出問題并進(jìn)行考查的方法。

表1  5W1H分析表

5W1H 現(xiàn)狀 為什么 改善

目的（Why） 干的目的 有無必要性 理由是否充分

對象（What） 干什么 為什么要作這個 能否干別的

 地點（Where） 在何處干 為什么在此處干 能否換個更好的地點

時間（When） 在何時干 為什么在這時干 能否換個更好的時間

人員（Who） 由誰干 為什么由他干 能否換別人干更好

方法（How） 用什么辦法干 為什么這樣干 能否有更好的辦法

實際運用時，可參照“5W1H分析表”。第一次分析，從六個方面分析現(xiàn)實的狀況；第二次分析，從六個方面進(jìn)一步問為什么；第三次分析，從六個方面考慮能否有更好的方案，能否有替代的辦法。從而找到進(jìn)一步深入改進(jìn)的方向，才能有針對性地解決問題。

  優(yōu)先關(guān)注點

由于生產(chǎn)現(xiàn)場的特點存在著差異，出現(xiàn)問題的概率可能也有所不同。越容易出現(xiàn)問題的地方，3U MEMO越要引起足夠的重視。一般來說，3U MEMO應(yīng)優(yōu)先關(guān)注的地方包括：人多的地方、人員閑置嚴(yán)重的地方，以及人機配合的地方等。

4.改善備忘錄的應(yīng)用及范例

  改善備忘錄的填寫

改善備忘錄的格式可以根據(jù)自己喜歡的風(fēng)格制訂，所使用的備忘錄只需符合實際工作的需要即可。在實際的使用中，管理人員可以結(jié)合現(xiàn)場的實際情況，在內(nèi)容和格式上做出相應(yīng)的調(diào)整。

如圖2所示，這種格式的改善備忘錄包含17項主要內(nèi)容，比如文件編號、現(xiàn)場名稱、發(fā)現(xiàn)問題點的時間、問題點的簡要描述以及簡單的改善方案和所需資金等。

 

圖2  3U MEMO填寫程序

表2  改善備忘錄的填寫內(nèi)容

序號 內(nèi)容 填寫說明

1 編號 按照管理人員的個人習(xí)慣和企業(yè)的生產(chǎn)習(xí)慣編訂文件的號碼

2 所屬單位名稱 發(fā)生問題點的單位名稱

3 姓名 問題點發(fā)現(xiàn)人和記錄主管的姓名

4 作業(yè)內(nèi)容 觀察特定的運作流程，發(fā)現(xiàn)不合理的地方

5 工程要點 描述流程運作的情形，可以用拍照的方式記錄下來

6 工程名稱 出現(xiàn)問題的工程或者工序

7 3U內(nèi)容 將出現(xiàn)的問題點按照3U內(nèi)容分類

8 日期 發(fā)現(xiàn)問題點的時間

9 問題點描述 按照5W1H的內(nèi)容，具體描述問題點

10 問題點略圖 簡單畫出問題點的圖畫

11 提出改善方案的時間 記錄提出解決問題的具體方案的時間

12 改善方案內(nèi)容 詳細(xì)描述改善方案的內(nèi)容和實施事項

13 簡易圖形 根據(jù)改善方案，畫出簡易圖形

14 改善要點 提煉出改善方案的要點

15 成果 進(jìn)行改善后的成果

16 金額 改善帶來的資金影響

17 與提案的關(guān)系 填寫部門與改善方案的關(guān)聯(lián)性

  改善備忘錄的后續(xù)工作：知識管理

公司在持續(xù)改善過程中，隨著備忘記錄的增多，獲可改善的建議也越來越豐富，此時就需要及時加強知識管理。改造方案的推行過程，就是經(jīng)驗的累積過程。長期從事改善的管理人員，能成功的憑借直覺逐步找出問題點，并迅速擬定出合理的改善方案，為排除異常、解決問題打下堅實的基礎(chǔ)。

企業(yè)長期積累的改善經(jīng)驗需要得到歸納系統(tǒng)化，上升到管理科學(xué)的高度。企業(yè)建立了良好的知識管理制度，就可以使解決問題的過程步驟化、標(biāo)準(zhǔn)化。企業(yè)持續(xù)改善將不僅依賴管理人員個人經(jīng)驗的豐富程度，新管理人員即使沒有經(jīng)驗，也可以在參考企業(yè)原有知識積累的基礎(chǔ)上，進(jìn)一步提出新的改善想法。

改善備忘錄除了進(jìn)行持續(xù)改善的追蹤之外，還對企業(yè)的知識進(jìn)行管理。它能將整個公司積累的產(chǎn)品改善和流程改善的經(jīng)驗逐漸匯總，并標(biāo)準(zhǔn)化、程序化和系統(tǒng)化，使得改善的效率也相應(yīng)增高。改善備忘錄能使企業(yè)的持續(xù)改善落實到生產(chǎn)過程的每一個層面中。

【案例】

模具工廠的知識管理

某企業(yè)是一家模具工廠。過去該廠在家庭作坊式生產(chǎn)的年代，生產(chǎn)線的圖紙都是用手工繪制或電腦打印出來就發(fā)送到生產(chǎn)現(xiàn)場。導(dǎo)致了圖紙管理的混亂，當(dāng)客戶的要求發(fā)生變更時，原來的圖紙卻沒有回收。

為了徹底解決這一問題，在該企業(yè)進(jìn)行持續(xù)改善時，開始要求文件管理部門對每張圖紙都分門別類地進(jìn)行編號、列出清單、注明開始時間和實際完成的日期等。開始實施一段時間后，發(fā)現(xiàn)現(xiàn)場的圖紙還是沒有編碼以及清單等。究其原因，圖紙打印出來后，由于生產(chǎn)現(xiàn)場臨時等著急用，圖紙又直接先送到了生產(chǎn)現(xiàn)場。生產(chǎn)現(xiàn)場的人員找不到文件管理部門的文秘管事，無法及時指導(dǎo)圖紙的編號，自然也就無法列出清單。這些問題讓該企業(yè)苦惱不已。

從案例可見，讓文件管理部門對圖紙進(jìn)行編碼確實不合理，應(yīng)該制訂一套公司的圖紙編碼規(guī)則，文件的編碼、發(fā)放以及回收都由生產(chǎn)現(xiàn)場來完成。

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